Бизнес эрхлэгч эсвэл харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчийн хувьд тантай харьцах боломжит үйлчлүүлэгчдэд эерэг туршлагыг бий болгох нь хэчнээн чухал болохыг та мэднэ. Мэргэжлийн болон хувийн имэйлээр хариулах нь үйлчлүүлэгчидтэйгээ харилцаа холбоо тогтоох, итгэлцлийг бий болгоход ихээхэн тус болно.

Энэ нийтлэлд бид танд лавлагаа хүлээн авсанд тань талархал илэрхийлсэн цахим шуудангийн загвар бичих шилдэг туршлагыг өгөх болно. Энэ нь зөвхөн лавлагааг хүлээн зөвшөөрөөд зогсохгүй дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгч, цаашдын харилцааг дэмжих болно. Таны боломжит худалдан авагчдад үнэ цэнэтэй, сонсогдоход хүргэдэг сэтгэл хөдлөлийг имэйлдээ харуулах нь чухал юм.

Бизнес бүрт үр дүнтэй лавлагаа илгээсэнд баярлалаа имэйл загвар хэрэгтэй. Энэ нь таны харилцааг бий болгож, эвдэж чадах харилцагчийн аялалд хийх чухал алхам юм. Бизнес лавлагааны цахим шуудан, ажилд авах менежер холбогдож байгаа, дагах и-мэйл эсвэл нэмэлт мэдээлэл хайж буй үнэнч үйлчлүүлэгч гэх мэт хувийн имэйлийн хариулт нь таны боломжит үйлчлүүлэгчдэд эерэг туршлагыг бий болгох эхний алхам бөгөөд хамгийн сайн арга юм.

Энэхүү блог нийтлэлд дурдсан шилдэг туршлагыг дагаснаар та нарийвчилсан мэдээлэл өгөхөөс гадна итгэлцлийг бий болгож, боломжит үйлчлүүлэгчидтэйгээ эерэг харилцаа тогтоох мэргэжлийн цахим шуудан үүсгэж болно.

Яагаад таны лавлагааны имэйлд баярлалаа

Лавлагаа илгээсэнд баярлалаа и-мэйл нь үйлчлүүлэгчийн аялалын жижиг нарийн ширийн зүйл мэт санагдаж болох ч хэрэглэгчийн сэтгэл ханамж, брэндийн үнэнч байдалд чухал нөлөө үзүүлж чадна. Эдгээр имэйлүүд нь танай бизнес үйлчлүүлэгчийн сонирхлыг үнэлж, тэдэнд хамгийн сайн үйлчилгээг үзүүлэхийг хүсч байгааг харуулж байна.

Шуурхай бөгөөд хувийн хариултыг илгээснээр та боломжит худалдан авагчдад эерэг сэтгэгдэл төрүүлж, цаашдын харилцааны аяыг тохируулах боломжтой. Нэмж дурдахад, "асуулга авсанд баярлалаа" гэсэн имэйлүүд нь таны бүтээгдэхүүн/үйлчилгээний талаар нэмэлт мэдээлэл өгөх боломжийг санал болгож, худалдан авагчдыг борлуулалтын үйл явцын дараагийн алхамд түлхэц өгөх боломжийг олгодог.

Лавлагааны цахим шуудангийн загварт баярлалаа

Маш сайн боловсруулсан цахим шуудангийн загвар цахим мэдээллийн сан амжилттай имэйл маркетингийн стратегийн чухал хэсэг юм. Энэ нь тодорхой сэдвийн мөр, хувь хүний ​​мэндчилгээ, талархал илэрхийлэх, асуулгад талархал илэрхийлэх, дараагийн алхамууд, хаалтын үгсийг агуулсан байх ёстой. Лавлагаа илгээсэнд баярлалаа имэйлийн загвар нь эерэг сэтгэгдэл төрүүлж, боломжит үйлчлүүлэгчидтэй хувийн харилцаа тогтооход тусална. Эдгээр шилдэг туршлагыг дагаж, имэйлээ брэндийнхээ дуу хоолой, өнгө аястай нийцүүлэн тохируулснаар та өөрийн хэрэгцээнд нийцсэн, хэрэглэгчийн туршлагыг сайжруулахад туслах хувийн, үр дүнтэй имэйл үүсгэж чадна.

• Гарчиг: Гарчиг нь имэйлийн зорилгыг харуулсан тодорхой бөгөөд товч байх ёстой. Энэ нь компанийн нэр болон имэйлийн агуулгын товч тайлбарыг агуулсан байх ёстой.
  Жишээ нь: Асуулга тавьсанд баярлалаа – [Компанийн нэр]
• Мэндчилгээ: Хүлээн авагчийн нэрийг агуулсан хувийн мэндчилгээгээр имэйлээ эхлүүлээрэй. Энэ нь та тэдний хүсэлтийг үнэлж, тэдэнд хариу өгөх цаг гаргаж байгааг харуулж байна.
  Жишээ нь: Эрхэм [Хүлээн авагчийн нэр],
• Талархал: Хүлээн авагчийн хүсэлт болон таны бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг сонирхож байгаад талархаж байгаагаа илэрхийл. Энэ нь та тэдний бизнесийг үнэлж, үйлчлүүлэгчдэдээ маш сайн үйлчилгээ үзүүлэхийг эрмэлзэж байгаагаа харуулж байна.
  Жишээ нь: Бидэнтэй холбогдож, манай бүтээгдэхүүн/үйлчилгээг сонирхож байгаад баярлалаа.
• Асуултыг хүлээн зөвшөөрөх нь: Хүлээн авагчид сэдвийг илүү сайн ойлгоход туслахын тулд лавлагааг хүлээн зөвшөөрч, нэмэлт мэдээлэл өгнө үү. Үүнд тэдний асуусан асуултад хариулах эсвэл таны бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгөх зэрэг багтаж болно.
  Жишээ нь: Бид таны [сэдвийн] талаар асуусанд талархаж байна. Бид танд энэ сэдвээр нэмэлт мэдээлэл өгөхөд таатай байх болно.
• Дараагийн алхмууд: Хүлээн авагчийн хийж болох дараагийн алхмуудыг, тухайлбал, вэбсайт руугаа чиглүүлэх, залгах утасны дугаарыг нь санал болго. Энэ нь та тэдэнд хэрэгтэй мэдээллээ олоход нь туслахыг эрмэлзэж байгаагаа харуулж байна.
  Жишээ нь: Дэлгэрэнгүй мэдээлэл авахыг хүсвэл манай вэб сайтад зочилно уу, эсвэл өөр асуулт байвал [утасны дугаар] руу залгана уу.
• Хаалтын үг: Хүлээн авагчийн бизнесийг үнэлж, тэднээс дахин сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байгаагаа харуулсан хувийн харилцаагаар имэйлээ дуусга.
  Жишээ нь: Манай компани болон бүтээгдэхүүн/үйлчилгээг сонирхож байгаад тань бид талархаж байна. Хэрэв танд нэмэлт асуулт байвал эсвэл нэмэлт мэдээлэл хэрэгтэй бол манай харилцагчийн үйлчилгээний багтай холбоо барина уу.

Бүрэлдэхүүн хэсэг бүрийн төслийг боловсруулах чухал зөвлөмжүүд

• Брэндийнхээ дуу хоолой, өнгө аястай нийцүүлэхийн тулд имэйлээ тохируулаарай. Хэрэв та илүү энгийн, найрсаг аялгууг бий болгохыг хүсч байвал харилцан ярианы өнгө ашиглахыг бодоорой. Хэрэв та илүү албан ёсны, мэргэжлийн өнгө аясыг бий болгохыг хүсч байвал зөв дүрмийн дүрмийг ашиглаж, хар ярианаас зайлсхий.
• Хүлээн авагчид эерэг сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд найрсаг, мэргэжлийн имэйл хаягийг ашигла. info@ эсвэл sales@ гэх мэт ерөнхий имэйл хаягийг ашиглахаас зайлсхий.
• Хүлээн авагчид хэрэгтэй байж болох нэмэлт мэдээллийг, тухайлбал таны вэбсайт эсвэл олон нийтийн мэдээллийн хэрэгслийн профайл руу холбох холбоосыг санал болго.
• Танай компани болон түүний бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний талаар халуун дотно, хувийн танилцуулгыг санал болгож буй мэндчилгээний имэйл илгээнэ үү. Энэ нь анхны эерэг сэтгэгдэл төрүүлж, хүлээн авагчтай холбоо тогтооход тусална.
• Боломжтой бол харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчийг хүлээн авагчийн лавлагааг хариуцуулахаар томил. Энэ нь та тэдний бизнесийг үнэлж, үйлчлүүлэгчдэдээ маш сайн үйлчилгээ үзүүлэхийг эрмэлзэж байгааг харуулж байна.
• Эхний имэйлийн дараа хүлээн авагчтай харилцахын тулд имэйлийн дарааллыг ашиглана уу. Энэ нь тэднийг таны бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний талаар мэдээлэлтэй байлгахад тусалж чадна.
• Хүлээн авагчийн өгсөн санал хүсэлтэд талархаж байгаагаа илэрхийл, учир нь энэ нь таны бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг ирээдүйд сайжруулахад тусална.

Үр дүнтэй цахим шуудангийн загвар бичих шилдэг туршлагууд

Боломжит худалдан авагчдаас ирсэн асуултад хариулах тухайд лавлагаа өгсөнд тань баярлалаа гэсэн имэйлийг үр дүнтэй илгээх нь бүх зүйлийг өөрчлөх болно. Хувь хүний ​​​​хувьд зориулагдсан, ойлгомжтой, шуурхай имэйл нь эерэг сэтгэгдэл үлдээж, боломжит үйлчлүүлэгчтэй харилцах харилцааг бий болгоход тусалдаг. Нөгөөтэйгүүр, муу бичсэн имэйл нь тэдгээрийг унтрааж, таны бизнесийг үнэ цэнэтэй боломжоор үнэлж болзошгүй юм. Амжилттай үр дүнд хүрэх магадлалыг нэмэгдүүлэхэд тус болох "Асуулт өгсөнд баярлалаа" цахим шуудангийн загвар бичих хамгийн сайн туршлагуудыг авч үзье.

1. Лавлагааны захидалд Apt Subject Line ашиглана уу: Имэйлээрээ анхны сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд оновчтой, утга учиртай сэдвийн мөрийг ашиглах нь маш чухал юм. Энэ мөр нь хүлээн авагчийн хамгийн түрүүнд хардаг зүйл тул холбогдох түлхүүр үгсийг ашиглаж, имэйлийн зорилгын хураангуйг өгөх нь чухал юм. Сэдвийн мөрөнд лавлагааг үнэн зөв тусгаж, тодорхой мэдээллийг агуулсан эсэхийг шалгаарай. Жишээлбэл, хэрэв лавлагаа нь ажлын байртай холбоотой бол хүлээн авагчийн анхаарлыг татаж, имэйлийн зорилгыг тодорхой илэрхийлэхийн тулд "Ажлын лавлагаа: [Албан тушаалын нэр] [Компанийн нэр]" гэх мэт гарчгийн мөрийг ашиглана уу.
2. Хувийн мэндчилгээгээр эхэл: Хүлээн авагч руу нэрээр нь хандаж, найрсаг, найрсаг аялгууг ашигла. Энэ нь та тэдний лавлагааг чин сэтгэлээсээ сонирхож, туслахад бэлэн байгааг харуулж байна. Энэ нь мөн хүлээн авагчтай хувийн харилцаа тогтооход тусалдаг.
3. Асуулгад талархал илэрхийлж, хүлээн зөвшөөр: Хүлээн авагчид асуусанд нь талархаж, танай компани эсвэл бүтээгдэхүүнийг сонирхож байгаад талархаж байгаагаа илэрхийлж эхэл. Дараа нь асуулгыг хүлээн зөвшөөрч, тэдний хэрэгцээ, санаа зовнилыг ойлгож байгаагаа харуул. Энэ нь итгэлцлийг бий болгоход тусалдаг бөгөөд имэйлийн бусад хэсэгт эерэг өнгө аясыг бий болгодог.
4. Холбогдох мэдээлэл өгөх: Хүлээн авагчийн асуулгад үндэслэн мэдэх шаардлагатай мэдээллийг хуваалцаарай. Тодорхой бөгөөд товч бөгөөд уншихад хялбар болгохын тулд сумны цэгүүдийг ашигла. Тэдний асуулгатай холбоотой түлхүүр үгсийг ашиглаж, шаардлагатай бол нэмэлт мэдээлэлд холбоос эсвэл хавсралт өгнө үү. Энэ нь та тэдний асуултад нухацтай хандаж, шаардлагатай мэдээллээр хангахад бэлэн байгааг харуулж байна.
5. Дараагийн алхмууд болон үйл ажиллагааны уриалгыг санал болго: Хүлээн авагчид дараагийн алхмууд юу болох, юу хүлээж байгааг мэдэгдээрэй. Хэрэв тэд арга хэмжээ авах шаардлагатай бол дараа нь юу хийх талаар тодорхой зааварчилгаа өгнө үү. "Дуудлагын хуваарь гаргах", "хурал тохируулах", "онлайнаар өргөдөл гаргах" гэх мэт дараагийн алхмуудтай холбоотой түлхүүр үгсийг ашиглана уу. Энэ нь харилцан яриаг урагшлуулахад тусалж, хүлээн авагчийн явах замыг тодорхой болгоно.
6. Найрсаг, мэргэжлийн тайлбартайгаар хаах: Имэйлээ “Асуулга тавьсанд баярлалаа, бид таныг удахгүй хариуг нь хүлээж байна” гэх мэт найрсаг, мэргэжлийн хаалтын үгээр дуусга. Хэрэглэгчдэд маш сайн үйлчилгээ үзүүлэх амлалтаа бататгахын тулд талархал, шуурхай хариу үйлдэлтэй холбоотой түлхүүр үгсийг ашигла.
7. Шууд хариулах: Асуулгад цаг алдалгүй хариу өгөх нь чухал. Энэ нь таныг анхааралтай, мэргэжлийн хүн гэдгийг харуулж, хүлээн авагчтай итгэх итгэлийг бий болгоход тусалдаг. Шуурхай хариу өгөхтэй холбоотой түлхүүр үгсийг ашиглаж, асуулгад хурдан хариу өгөхийн чухлыг онцол. Хариулах үйл явцыг хялбарчлах, лавлагааг шуурхай шийдвэрлэхийн тулд автомат имэйлийн дараалал эсвэл үнэгүй хэрэгслийг ашиглах талаар бодож үзээрэй.
8. Холбоо барих мэдээллийг оруулна уу: Утасны дугаар эсвэл имэйл хаяг гэх мэт холбоо барих мэдээллээ имэйлд оруулна уу. Энэ нь хүлээн авагчид нэмэлт асуулт эсвэл санаа зовоосон зүйл байвал тантай хялбархан холбогдох боломжийг олгоно. Холбоо барих мэдээлэлтэй холбоотой түлхүүр үгсийг ашиглаж, хэрэглэгчийн дэмжлэгт хялбар хандахын чухлыг онцлон тэмдэглэ.
9. Үнэнч хэрэглэгчдэд хариу өгөхдөө тохируулна уу: Хэрэв үнэнч үйлчлүүлэгчээс асуусан бол тэдний бизнест талархаж байгаагаа илэрхийлэх боломжийг ашиглаарай. Үнэнч байхтай холбоотой түлхүүр үгсийг ашиглаж, хариултаа тэдний хэрэгцээ, сонголтод тохируулаарай. Энэ нь үйлчлүүлэгчдийн үнэнч байдлыг бий болгож, дахин бизнес эрхлэхэд тусалдаг.
10. Хувийн мэдрэгч ашиглан: Хариултдаа хувийн мэдрэмж нэмэх нь хүлээн авагчтай харилцаа тогтооход ихээхэн тус болно. Хувийн тохиргоотой холбоотой түлхүүр үгсийг ашиглаж, тэдний лавлагаанд чин сэтгэлээсээ хандаж байгаагаа харуулсан хувийн тэмдэглэл эсвэл сэтгэгдэл нэмэх талаар бодож үзээрэй. Энэ нь холбоо тогтоож, танай компанийг өрсөлдөөнөөс ялгахад тусална.
11. Үнэгүй хэрэгслийг ашиглах: Grammarly эсвэл Hemingway гэх мэт үнэгүй хэрэгслийг ашиглан имэйлээ дүрмийн алдаа, ойлгомжтой эсэхийг шалгаарай. Эдгээр хэрэгслүүд нь таны имэйлийг мэргэжлийн, уншихад хялбар болгоход тусалдаг бөгөөд энэ нь эерэг хариу өгөх магадлалыг нэмэгдүүлдэг.
12. Түргэн шуурхай хариу арга хэмжээ: Асуулгад шуурхай хариу өгөх нь асуулгад чин сэтгэлээсээ хандаж буйгаа илэрхийлэхэд ихээхэн тус болно. Шуурхай хариулах нь боломжит үйлчлүүлэгчийн цаг хугацаа, бизнесийг үнэлдэг болохыг харуулж байна. Лавлагаа хүлээн авснаас хойш 24 цагийн дотор имэйл эсвэл утсаар хариу өгөх нь сайн дүрэм юм. Энэ нь боломжит худалдан авагчдад эерэг сэтгэгдэл төрүүлж, амжилттай үр дүнд хүрэх боломжийг нэмэгдүүлэх болно.

Үнэгүй дүрмийн шалгагч гэх мэт хамгийн сайн хэрэгслийг ашиглах нь таны имэйлийг өнгөлөг, мэргэжлийн түвшинд байлгахын зэрэгцээ цаг хугацаа, хүчин чармайлтыг хэмнэх болно. Үүний зэрэгцээ, асуулгад нэн даруй хариу өгөх нь боломжит үйлчлүүлэгчтэй харилцах харилцааг бий болгоход чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Та тэдний цаг зав, сонирхлыг үнэлдэг гэдгээ харуулснаар тэдний асуулгад чин сэтгэлээсээ хандаж байгаагаа илэрхийлж, амжилттай үр дүнд хүрэх магадлалыг нэмэгдүүлнэ. Хамгийн сайн сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд асуултанд аль болох хурдан, хамгийн багадаа 24 цагийн дотор хариу өгөхийг зорь.

Лавлагаа илгээсэн имэйлийн загварт баярлалаа гэсэн жишээ

Эдгээр жишээнүүд нь бизнесүүд мэргэжлийн дүр төрхийг хадгалахын зэрэгцээ хувийн өнгө аясыг хэрхэн ашиглаж болохыг харуулж байна. Үйлчлүүлэгчийн сонирхлыг хүлээн зөвшөөрч, үнэ цэнэтэй мэдээллээр хангахад цаг гаргаснаар бизнесүүд итгэлцлийг бий болгож, боломжит үйлчлүүлэгчидтэй бат бөх харилцаа тогтоож чадна.

Жишээ 1:

Агуулга: [Компанийн нэр]-д хандсанд баярлалаа

Сайн байна уу [Нэр],

[Компанийн нэр]-ээс [ бүтээгдэхүүн / үйлчилгээ ]-г сонирхож байгаад баярлалаа. Таны асуултад хариулж, нэмэлт мэдээлэл өгөх боломжийг бид талархаж байна.

Бид өндөр чанартай бүтээгдэхүүн/үйлчилгээ, үйлчлүүлэгчдэдээ маш сайн үйлчилгээг хүргэхийг зорьж байгаагаа танд хэлэхийг хүсч байна. Бид таны цаг хугацаа үнэ цэнэтэй гэдгийг ойлгож байгаа тул шийдвэр гаргахад тань цаг алдалгүй хариу өгч, шаардлагатай мэдээллээр хангахаа амлаж байна.

Хэрэв танд өөр асуух зүйл байвал, эсвэл хэрэгцээгээ илүү дэлгэрэнгүй ярихаар утсаар ярихыг хүсвэл бидэнтэй холбоо барина уу. Бид танаас сонсох дуртай.

[Компанийн нэр]-ийг авч үзсэнд дахин баярлалаа. Бид тантай хамтран ажиллах боломжийг тэсэн ядан хүлээж байна.

Хүндэтгэсэн,

[Таны нэр]
[Компанийн нэр]
[Холбоо барих мэдээлэл]

Жишээ 2:

Агуулга: [Компанийн нэр]-тэй холбогдсонд баярлалаа

Эрхэм [Нэр],

Бид дөнгөж сая [Компанийн нэр]-ээс таны [ бүтээгдэхүүн / үйлчилгээний ] талаарх лавлагааг хүлээн авлаа. Хүрэлцэн ирсэнд баярлалаа.

[Компанийн нэр]-д бид үйлчлүүлэгчиддээ онцгой бүтээгдэхүүн/үйлчилгээ, дээд зэргийн чанартай үйлчилгээ үзүүлж байгаадаа бахархдаг. Бид таны бүх асуулт, санаа зовоосон асуудлыг шийдвэрлэхийг хүсч байгаа тул бидэнтэй хүссэн үедээ холбогдоорой.

Энэ хооронд [ бүтээгдэхүүн / үйлчилгээ ]-н талаарх нэмэлт мэдээлэл, мөн танд хэрэг болж магадгүй үнэгүй хэрэгслүүд энд байна. [Холбогдох мэдээлэл, нөөцийг оруулна уу].

[Компанийн нэр]-ийг сонирхож байгаад дахин нэг удаа баярлалаа. Бид тантай хамтран ажиллах боломж гарсандаа баяртай байгаа бөгөөд удахгүй танаас сонсох болно гэж найдаж байна.

Хүндэтгэсэн,

[Таны нэр]
[Компанийн нэр]
[Холбоо барих мэдээлэл]

Түлхүүрийг авах

Үр дүнтэй лавлагааны хариу имэйлийг бүтээх тухайд хувийн хандлагыг ашиглах нь анхны сэтгэгдэл төрүүлэхэд асар их өөрчлөлтийг авчирна. Хүлээн авагчид нэрээр нь хандаж, шаардлагатай мэдээллээр хангаснаар та тэдний бүтээгдэхүүн/үйлчилгээг сонирхож буйгаа үнэлж, тэдний хэрэгцээг хангах үүрэг хүлээдэг гэдгээ харуулж чадна.

Хувийн тохиргоо нь ялангуяа үр дүнтэй байж болох нэг хэрэглээ бол үнэгүй туршилтыг санал болгох явдал юм. Туршилтын талаар болон энэ нь хүлээн авагчид ямар ашиг тустай болох талаар чухал мэдээлэл өгөх нь тэднийг энэ боломжийг ашиглахад урамшуулах хамгийн үр дүнтэй арга юм.

Имэйл мессежээ хувийн, мэдээлэлтэй болгохын тулд хүчин чармайлт гаргаснаар та энгийн лавлагааг бизнесийнхээ асар том боломж болгон хувиргах боломжтой гэдгийг санаарай.